○岩国地区消防組合議会事務処理規程
昭和59年8月22日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、岩国地区消防組合議会の事務に関し必要な事項を定めるものとする。
(事務部局)
第2条 議会事務局に書記長及び書記を置く。
2 書記長及び書記は、議長が任命する。
(職務)
第3条 書記長は、議長の命を受けて議会の事務を掌理し、公印を管守する。
2 書記は、上司の命を受けて事務に従事する。
(書記長専決事項)
第4条 書記長は、次の事項について専決することができる。ただし、重要又は異例と認められる事項若しくは新規の事項については、議長の決裁を受けなければならない。
(1) 軽易な報告、照会、回答等に関すること。
(2) その他軽易かつ恒例的な事務の処理に関すること。
(事務分掌)
第5条 事務分掌は、次のとおりとする。
(1) 文書の受発に関すること。
(2) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(3) 本会議、協議会その他会議に関すること。
(4) 議事日程の作成及び発言通告等に関すること。
(5) 議案、請願、陳情の受理及び取扱いに関すること。
(6) 公聴会に関すること。
(7) 議員の出欠席に関すること。
(8) 議決事項の処理及び諸般の報告に関すること。
(9) 会議録並びに諸記録の調整及び編さんに関すること。
(10) 会議の傍聴に関すること。
(11) 各種調査、統計資料の収集及び調整に関すること。
(12) 議員提出議案に関すること。
(13) 条例及び規程の制定改廃に関すること。
(文書の保存)
第6条 文書の保存期間は、次のとおりとする。
(1) 永年保存
ア 会議録
イ 議案整理簿
ウ 陳情、請願整理簿
エ 備品台帳
オ その他永年保存の必要があるもの
(2) 10年保存
ア 議員費用弁償支払簿
イ その他10年保存の必要があるもの
(3) 5年保存
ア 旅行命令簿
イ 陳情、請願書等綴
ウ 議事関係綴
エ その他5年保存の必要があるもの
(4) 2年保存
ア 庶務関係諸綴
イ 照会関係綴
ウ その他2年保存の必要があるもの
(5) 1年保存
前各号に属しない書類
(公印の種類、刻字等)
第7条 公印の種類、刻字及び寸法は別表のとおりとし、公印の取扱いについては、岩国地区消防組合公印規則(昭和48年規則第2号)の例による。
(準用)
第8条 この規程に定めるもののほか、事務処理については、組合の規程を準用する。
附則
この規程は、昭和59年9月1日から施行する。
別表(第7条関係)
種類 | 刻字 | 寸法(mm) | 個数 | 刻字の配列 | 用途 |
議会印 | 岩国地区消防組合議会 | 24×24 | 1 | 縦書 | 公文書用 |
議長印 | 岩国地区消防組合議会議長之印 | 24×24 | 〃 | 〃 | 〃 |
書記長印 | 岩国地区消防組合議会書記長之印 | 18×18 | 〃 | 〃 | 〃 (軽易なもの) |