○岩国地区消防組合文書取扱規程
平成30年3月9日
訓令第1号
岩国地区消防組合文書取扱規程(昭和61年訓令第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、岩国地区消防組合における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 岩国地区消防組合情報公開条例(平成30年条例第1号。以下「情報公開条例」という。)第2条第2号に規定する公文書をいう。
(2) 文書主管課 消防本部総務課をいう。
(3) ファイリング 文書分類表に沿って、個別に文書ファイルを作成し、個々の完結文書を綴じることにより、文書を整理することをいう。
(4) 完結文書 事務の処理が完結した文書をいう。
(5) 保管文書 保存文書以外の完結文書で、各課等において保存する完結文書をいう。
(6) 保存文書 書庫において保存する完結文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、正確かつ速やかに取り扱い、その処理経過を明らかにし、常に整備して事務の能率の向上に資するように努めるとともに、情報公開条例に基づく公文書の公開に速やかに対応できるよう管理しなければならない。
2 文書は、岩国地区消防組合個人情報保護条例(平成30年条例第2号。以下「個人情報保護条例」という。)第11条第1項の規定に基づき、個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止するよう、細心の注意を払って取り扱わなければならない。
3 電磁的記録(情報公開条例第2条第2号に規定する電磁的記録をいう。以下同じ。)は、磁気ディスク、光ディスク等に記録して取り扱うものとする。
(文書事務の総括)
第4条 総務課長は、文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括するとともに、文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、その結果に基づき各課等の長に対し、文書の書庫移管、廃棄等、必要な処置を求めることができる。
(各課等の長の職務)
第5条 各課等の長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう努め、滅失、損傷又は改ざんを防ぐため、各課等における文書事務を総括する。
(文書取扱主任及び文書取扱補助員)
第6条 各課等に文書取扱主任及び文書取扱補助員を置く。
2 文書取扱主任は、各課等の課長補佐(相当職を含む。)を、文書取扱補助員は、庶務主管係長をもって充てる。
3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書事務の処理の促進及び改善指導に関すること。
(3) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) ファイリングの維持管理に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
4 文書取扱補助員は、主任の事務を補助し、主任が不在のときはその職務を代理する。
(電磁的記録の受信)
第7条 通信回線を利用して電子計算機に到達した電磁的記録は、各課等において受信する。
2 受信した電磁的記録は、文書取扱主任の点検を経て、当該事務を担当する職員に回付しなければならない。
3 受信した電磁的記録が当該課等の所属に属さないものであるときは、当該電磁的記録を主管課に転送しなければならない。
(文書の受領及び配布)
第8条 郵便その他の方法により到達した文書(電磁的記録を除く。)は、文書主管課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。
(1) 封書は、開封しないで主管課に配布すること。ただし、封皮のあて先のみでは主管課が明らかでないときは、開封して主管課を確認の上配布すること。
(2) 親展文書は、封をしたまま配布すること。
(3) 2つ以上の課等に関係のある文書は、最も関係の深い課等に配布すること。
2 書留扱い、特別送達扱い等の郵便物は、文書主管課において受領し、直ちに主管課に配布するものとする。
3 郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、公務に関するもの又は特に受理する必要があると認めたものに限り、必要料金を納付し、収受することができる。
(執務時間外に到着した文書の取扱い)
第9条 執務時間外に到着した文書は、次の定めるところにより処理しなければならない。
(1) 書留扱い、特別送達扱い等の郵便物は、執務開始後速やかに文書主管課に引き継ぐこと。
(2) 前号の規定にかかわらず、緊急に処理する必要があると認められる文書は、文書主管課に連絡して、指示を受けること。
(文書の収受)
第10条 課等において受信し、直接受領し、及び配布を受けた文書は、文書取扱主任の点検を経て、文書整理簿(第1号様式)等で管理するとともに、当該事務を担当する職員に回付しなければならない。
2 立案は、簡単かつわかりやすく要点をとりまとめ、上司又は合議された者がたやすく判断することができるよう、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 事案が2以上の所属に関係するものは、関係の最も深い所属において起案すること。
(2) 密接な関連をもつ事案は、できるだけ一括して起案すること。
(3) 起案文書には、件名を付し、処理の理由、経過及び結論を箇条書きにする等留意し、必要のあるときは関係法令、関係文書又は参考資料を添付すること。
3 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付しなければならない。
(供覧)
第12条 供覧は、文書の原本に供覧の表示(第3号様式)をし、関係職員に回付することにより行うものとする。
2 供覧を終えた文書の保存期間は、原則として1年とする。
(浄書及び照合)
第13条 施行に用いる文書は、決裁済みの起案文書との照合を確実に行い、浄書するものとする。
(文書の記号及び文書番号)
第14条 起案に基づき発送する文書には、記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易なものにあっては、この限りでない。
2 前項の規定による記号及び文書番号の付し方は、元号の頭文字、会計年度の数字、課等の頭文字、文書番号の順に記載する。
(1) 条例 岩国地区消防組合条例第 号
(2) 規則 岩国地区消防組合規則第 号
(3) 訓令 岩国地区消防組合訓令第 号
(4) 告示 岩国地区消防組合告示第 号
(5) 公告 岩国地区消防組合公告第 号
(公印及び契印)
第16条 施行に用いる文書には、公印を押印しなければならない。この場合において、必要があると認めるときは、併せて契印を押印することができる。
2 前項の規定により公印を押印するときは、公印を管理する課に公印の押印を依頼し、承認を受けなければならない。
3 第1項前段の規定にかかわらず、岩国地区消防組合公印規則(昭和48年規則第2号)第9条第2項に規定する文書については、公印の押印を省略することができる。
(発送)
第17条 文書、小荷物等の発送は、各課等において行うものとする。
(条例等の公示等)
第18条 条例等の公布又は公示は、総務課において、令達簿(第6号様式)に所定の事項を記入し、岩国地区消防組合公告式条例(昭和48年条例第1号)の規定に基づき、公布又は公示の手続を行うものとする。
(文書の整理及び保存)
第19条 文書は、必要に応じて迅速に利用することができるよう、適切に整理し、保存しておかなければならない。
2 文書の保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等を予防する措置を講ずるとともに、重要な文書については、非常災害時に際して支障を来すことがないようにあらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
(文書の保存期間等)
第20条 文書の保存期間の区分は、次のとおりとし、保存期間ごとの種別は別表第2の文書保存期間に関する基準のとおりとする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めがある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存期間はそれぞれ法令に定める期間又は時効期間によるものとする。
3 文書の保存期間は、当該文書の完結日の属する年度の翌年度4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書は、当該文書の完結日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
(文書分類)
第21条 文書は、文書分類表に従い分類しなければならない。
2 前項の文書分類表その他必要な事項は、別に定める。
(完結文書の保存)
第22条 完結文書の保存は、その保存期間のうち最初の1年間(保存期間が1年未満の場合は、その保存期間が満了するまでの間)は、各課等において保管するものとする。
(保管文書の書庫移管)
第23条 文書取扱主任は、保存期間のうち最初の1年を経過した保管文書(保存期間が1年を超えるものに限る。)を、書庫に移管するものとする。
(保存文書の移管)
第24条 各課等の長は、保存文書の保存管理上特に必要があると認めるときは、あらかじめ保存文書の移管を受けようとする課等の長及び総務課長と協議して、保存文書を他の課等に移管することができる。
(文書の所管換え)
第25条 保存文書又は保管文書が組織の変更により他の課等の所管に属することとなったときは、新たに所管することとなった課等の長に引き渡すものとする。
(保存文書又は保管文書の廃棄)
第26条 各課等の長は、保存期間が満了した保存文書について、廃棄台帳(第7号様式)に必要事項を記載した後、速やかに廃棄しなければならない。この場合、廃棄台帳を総務課長に提出するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要なもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要なもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 情報公開条例第11条第1項及び第2項又は個人情報保護条例第23条第1項及び第2項の決定の日の翌日から起算して1年間
(永年保存文書の見直し)
第28条 永年保存に属する文書で保存期間が30年経過したものについては、当該永年保存文書の所管課等の長及び総務課長は、引き続き永年保存の必要があるか否かを見直すものとする。
2 前項の規定により見直しを行った結果、現に保存の必要がないと認められるものは廃棄することができるものとし、歴史的価値を有すると認めるものは歴史的文書として別に保存するものとする。
(事務の引継ぎ)
第29条 人事異動又は退職に伴い、その担任事務が処分未了の事項については、文書取扱主任等は各課等の長又は後任者に、各課等の長は事務引継書(第8号様式)を作成した上、後任者又は上司の指名者にそれぞれ引き継ぐものとする。
(その他)
第30条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年4月1日訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和元年8月10日訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月15日から施行する。
附則(令和2年10月15日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第14条関係)
課等 | 文書の記号 | |
消防本部 | 総務課 | 岩消総 |
予防課 | 岩消予 | |
警防課 | 岩消警 | |
通信指令課 | 岩消通 | |
広域整備対策室 | 岩消広 | |
中央消防署 | 中央消防署 | 岩消中 |
西分署 | 岩消西 | |
東出張所 | 岩消東 | |
南出張所 | 岩消南 | |
玖北第1出張所 | 岩消玖1 | |
玖北第2出張所 | 岩消玖2 | |
別表第2(第20条関係)
種別 | 文書の種類 |
第1種(永年) | (1) 規約、条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書 (2) 組合議会の会議録及び議決書 (3) 組合の沿革の資料となる重要な文書 (4) 告示及び通達に関する文書で特に重要な文書 (5) 組合施設の竣工図書及び官公庁届出書類 (6) 人事に関する重要な文書 (7) 許可、認可、契約等に関する重要な文書 (8) 組合債に関する重要な文書 (9) ほう賞に関する文書 (10) 決算書 (11) 災害記録に関する文書で重要なもの (12) 火災予防に関する文書で重要なもの (13) 特に重要な原簿、台帳その他これに類する文書 (14) その他永年保存の必要があると認める文書 |
第2種(10年) | (1) 諮問、答申等に関する重要な文書 (2) 告示及び通達に関する重要な文書 (3) 予算書及び会計簿冊 (4) 補助金及び交付金に関する重要な文書 (5) 表彰に関する文書 (6) 統計及び調査に関する文書で重要な文書 (7) 災害記録に関する文書で比較的重要なもの (8) 火災予防に関する文書で比較的重要なもの (9) 気象の記録に関する文書で比較的重要なもの (10) 比較的重要な原簿、台帳その他これに類する文書 (11) その他10年保存の必要があると認める文書 |
第3種(5年) | (1) 補助金及び交付金に関する文書 (2) 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書 (3) 統計及び調査に関する文書 (4) 調定徴収、予算差引、支出負担行為、会計証拠書類等の財務会計に関する文書(これらの文書のうち、消費税額の申告が必要なものは10年保存とする。) (5) 出勤簿、給与に関する文書、出張命令、時間外勤務命令等職員の勤務実態に関する文書 (6) 臨時職員、嘱託職員及び会計年度任用職員の雇用等に関する文書 (7) 照会及び回答に関する文書 (8) 災害記録に関する文書で比較的軽易なもの (9) 火災予防に関する文書で比較的軽易なもの (10) 気象の記録に関する文書で比較的軽易なもの (11) その他3年を超えて保存が必要と認められる文書 |
第4種(3年) | (1) 文書の収受及び発送に関する文書 (2) 歳入歳出予算見積書及び予算執行計画書 (3) 重要な復命書 (4) 災害記録に関する文書で軽易なもの (5) 火災予防に関する文書で軽易なもの (6) 気象の記録に関する文書で軽易なもの (7) その他1年を超えて保存が必要と認められる文書 |
第5種(1年) | (1) 文書番号を取得する必要がない軽易な文書 (2) 庁内の会議に関する文書 (3) 庁内の軽易な往復文書 (4) 軽易な復命書 (5) その他1年を超えて保存する必要がないと認められる文書 |
